Teamassistenz / Fremdsprachenassistentin (w/m/d) der Geschäftsführung

Unbefristet | Start: frühestmöglich | ID: VMA053/2023 | Bewerbungsschluss: 30.04.2024 | Vollzeit / Teilzeit | Mobile Arbeit möglich

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 3000 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungszentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie, von den kleinsten Teilchen des Universums bis hin zu den Bausteinen des Lebens. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und drängenden Heraus­forderungen von Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft bei. Mit hochmoderner Forschungs­infrastruktur, interdisziplinär angelegten Forschungs-Plattformen und internationalen Vernetzungen verfügt DESY über ein hochattraktives Arbeitsumfeld im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich sowie für die Ausbildung von hochqualifiziertem Nachwuchs.

Das Direktoriumsbüro (DIB) ist die zentrale Ansprechstelle bei allen Angelegenheiten mit Direktoriumsbezug. Es bildet die Schnittstelle zwischen dem DESY-Direktorium und den wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des Zentrums sowie besonderen externen Organisationen und Gremien.

Sie arbeiten im DIB als Teamassistenz (w/m/d) für verschiedene Fachreferenten sowie für den Vorsitzenden des Direktoriums und unterstützen in administrativen Aufgaben.

Allgemeine Assistenzaufgaben im Direktoriumsbüro erledigen, insbesondere:

• Allgemeine administrative Aufgaben im Direktoriumsbüro erledigen
• Übernahme anfallender Korrespondenz­tätigkeiten in Deutsch und in Englisch sowie einer weiteren gängigen Fremdsprache
• Terminmanagement
• Reiseplanung sowie Bearbeitung und Abrechnung von Reiseanträgen, u. a. für externe internationale Partner
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von internen und externen Veran­staltungen, Konferenzen, Gremiensitzungen und sonstigen Terminen
• Unterstützung beim Berichtswesen und in der Projektadministration

• Sie haben eine abgeschlossene Fachschul­ausbildung zur Europasekretärin, Fremd­sprachen­assistentin oder ‑korrespondentin in Englisch und einer weiteren gängigen Fremdsprache oder gleichwertige Fach­kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
• Sie verfügen über mehrjährige Assistenz­erfahrungen
• Sie haben Erfahrungen bei der Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen
• Sie haben ein sicheres Auftreten sowie eine schnelle Auffassungsgabe
• Sie arbeiten selbstständig, sorgfältig, strukturiert und bewahren auch unter Termindruck den Überblick
• Sie arbeiten gern im Team und sind zuverlässig
• Sie verfügen über eine hervorragende Kommunikations­fähigkeit in Wort und Schrift in der deutschen und englischen Sprache und haben sehr gute Kenntnisse einer weiteren gängigen Fremdsprache
• Sie beherrschen die gängigen Microsoft-Office-Anwendung

Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeits­umfeld auf unserem internationalen Forschungs­campus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50%). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheitsmanagement sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfang­reichen Aus- und Weiterbildungs­angeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV-AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeber­zuschuss zum Deutschlandticket.